Wie man Umsatzsteuer-Compliance sicherstellt

Umsatzsteuer Compliance

Die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften (Umsatzsteuer-Compliance) beruht auf verschiedenen Säulen. Lesen Sie hier, wie Sie dieses Erfordernis sicherstellen können.

Umsatzsteuer-Compliance erfordert saubere Daten

Umsatzsteuer-Compliance beginnt mit korrekten Daten in Verkaufs- und Buchhaltungssystemen. Eine spätere Korrektur falscher Daten bedeutet zusätzliche Arbeitsbelastung. Bei lokalen Echtzeit-Meldepflichten ist sogar noch nicht einmal Zeit für eine Berichtigung. Daher erfordert die Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften zutreffende Daten VOR der Ausstellung und Buchung von Rechnungen.

Beispiele für umsatzsteuerlich relevante Daten

Umsatzsteuerlich relevante Daten betreffen zunächst die richtigen Kunden- und Lieferantenstammdaten. Für EU-B2B-Transaktionen müssen Lieferanten zusätzlich regelmäßig die Gültigkeit von Kunden-UStIdNr prüfen. Dies gilt insbesondere seit der Einführung der Umsatzsteuer -Quick-Fixes seit dem 01.01.2020 (weitere Informationen hier). Und Lieferanten müssen sich gegebenenfalls in Kundenländern registrieren und eine lokale USt-IdNr beantragen. Diese Pflicht besteht für bestimmte B2C-Transaktionen, kann aber auch bei B2B-Lieferungen auftreten (z.B. in bestimmten Warenlager- und Verarbeiterfällen). Weitere mehrwertsteuerrelevante Daten betreffen den gesetzlich vorgesehenen Mindestinhalt von Rechnungen. Gelieferte und empfangenen Waren und Dienstleistungen müssen den richtigen Konten zugeordnet werden. Darüber hinaus können Mehrwertsteuererstattungen formal korrekte Rechnungen erfordern. Und zuletzt: Keine Umsatzsteuer-Compliance mit falschen Steuercodes. Rechnungen können nicht korrekt gebucht werden, wenn Steuercodes im Buchhaltungssystem nicht ordnungsgemäß definiert und aktuell sind.

Ausstellung von Ausgangsrechnung

Die Umsatzsteuer-Compliance bei ausgehenden Rechnungen bedeutet erneut ggf. eine Vorabkontrolle einer potenziellen Registrierungspflicht im Kundenland. Diese Frage hängt hauptsächlich von der Art der Kundenbeziehung, der Lieferkette und den Konditionen (z.B. Incoterms) ab. Darüber hinaus müssen die Lieferanten die örtlichen Umsatzsteuervorschriften kennen und anwenden. Dazu gehören die richtigen Steuersätze, aber zum Beispiel auch das Bewusstsein für inländische Reverse-Charge-Regeln. Des weiteren kommt es auf die Einhaltung der formalen rechnungslegungsregeln an. Dies bedeutet beispielsweise eine klare und umfassende Leistungsbeschreibung und die Berücksichtigung aller obligatorischen Inhaltsinformationen. Darüber hinaus können die örtlichen Vorschriften Fakturierungsfristen, obligatorische elektronische Rechnungen und elektronische Echtzeitmeldungen an Steuerbehörden (z. B. in Italien) festlegen.

Korrekte Verbuchung von Eingangsrechnungen

Die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen erfordert zunächst eine zutreffende Rechnung. Steuerpflichtige sollten daher einen entsprechenden Validierungsprozess einrichten. Darüber hinaus hängt die umsatzsteuerliche Bewertung insbesondere von der vom Lieferanten verwendeten USt-IdNr ab. Das verwendet Buchhaltungssystem muss neben anderen Rechnungsdaten daher auch diese Informationen enthalten. Bei mehrwertsteuerkonformen Buchungen ist ferner relevant, ob für gekaufte Dienstleistungen und Waren ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht oder nicht. Bei Fremdwährungsrechnungen ist zudem die Art  der Wechselkurse (Tages- oder monatliche Durchschnittskurse) zu prüfen.

Aufzeichnung, Dokumentation, Archivierung

Die lokalen Mehrwertsteuervorschriften sehen regelmäßig Archivierungspflichten für Rechnungen vor. Diese können bei Rechnungen, die in Papier- oder E-Formate eingehen, abweichen. Auch lokale Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich und erfordern eine individuelle Prüfung. Darüber hinaus können Steuerpflichtige verpflichtet sein, weitere Informationen und Dokumente, wie z. B. Nachweise für Lieferungen für EU-Lieferungen oder Zolldokumente und Master-Referenznummern (MRN) für Ausfuhrlieferungen, zu sammeln, aufzuzeichnen und zu archivieren.

Schließlich: Einhaltung der Erklärungs- und Berichtspflichten

Berichtspflichten betreffen zunächst die ordnungsgemäße Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und ggf. Jahreserklärungen (je nach Landesrecht). Darüber hinaus müssen Steuerpflichtige jedoch möglicherweise weitere Berichte wie die Zusammenfassende Meldung oder Standard-Audit-Dateien für Steuerzwecke (SAF-T) einreichen. Einige Länder schreiben Echtzeit-Berichtspflichten vor. Der Steuerzahler muss daher rechtzeitig die Einhaltung dieser formellen Berichtspflichten sicherstellen. Vor der Einreichung der jeweiligen Erklärung sollte ihre Richtigkeit feststehen.

So stellen Sie die MwSt.-Compliance sicher: Know-how, klare Prozesse, automatisierte Kontrollen

Umsatzsteuer-Compliance hängt von dem Umsatzsteuer-Know-how in der Organisation und klaren Prozessen ab, z.B. basierend auf einer RASCI-Matrix. Automatisierte Validierungen und Kontrollen – soweit einsetzbar – bieten eine relevante Unterstützung.

Umsatzsteuer Know How

Umsatzsteuer-Know-how in der Organisation des Steuerpflichtigen ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung der Mehrwertsteuerregeln zu gewährleisten. Ohne diese Grundlage ist es nicht möglich, umsatzsteuerrelevante Daten sauber abzubilden, richtige Prozesse zu definieren und automatisierte Kontrollen zu implementieren. Ein Grund ist, dass erst einmal Kenntnis von umsatzsteuerrelevanten Daten und Transaktionen bestehen muss. Nur dies gewährleistet überhaupt eine zutreffende Bewertung. Dazu müssen die beteiligten Abteilungen über ein umsatzsteuerliches Bewusstsein verfügen und den Steuerexperten diese umsatzsteuerlich relevanten Umstände mitteilen. In dieser Hinsicht sind E-Learnings zur Mehrwertsteuer ausgezeichnete Instrumente, um die Kommunikation der Mehrwertsteuervorschriften zu gewährleisten. Wir bieten hier den grundlegenden Onlinekurs Umsatzsteuer – die Grundlagen (E-Learning mit Zertifikat) sowie das E-Learning Umsatzsteuer in B2B-Transaktionen (E-Learning mit Zertifikat) an.

Etablierung klarer Prozesse

Eine weitere Notwendigkeit zur Gewährleistung von Umsatzsteuer-Compliance ist die Einrichtung von Prozessen auf der Grundlage einer RASCI-Matrix („Responsibility, Accountability, Support, Consultation, Information“). Der Steuerpflichtige ermittelt umsatzsteuerlich relevante Verfahren und legt fest, wer in der Organisation hierfür in welcher Weise zuständig ist.  Typische umsatzsteuerlich relevante Verfahren  Verfahren können die Überwachung von Steuercodes, die Sammlung und Archivierung von Dokumenten und die Erstellung von Steuererklärungen sein.

Automatisierte Validierungen und Kontrollen

Und schließlich – Umsatzsteuer-Compliance kann zunehmend durch automatisierte Validierungen und Kontrollen sichergestellt werden. Ein prominentes Beispiel ist die Echtzeitvalidierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Kunden über VIES oder die Datenbank des BZSt. Einige Produkte ermöglichen auch eine fortlaufende Validierung von Buchungen in ERP-Systemen, insbesondere SAP, und unterstützen die Einhaltung der Mehrwertsteuer-Anmeldepflichten und die Echtzeit-Berichterstattung. Wir empfehlen einen Blick auf die Umsatzsteuersoftware „VAT@GTC“ von AMANA, die wiederkehrende Prozesse in allen Umsatzsteuerangelegenheiten standardisiert (weitere Informationen finden Sie HIER).